Coevordens archief straks ook online

De gemeente Coevorden krijgt een eigen digitaal archief, dit heet ook wel e-depot. Met een beetje door werken, moet het e-depot in augustus 2021 al voor een deel zijn gevuld met digitale culturele en historische informatie. Want vanaf dan is de gemeente Coevorden de culturele gemeente van Drenthe.

Coevorden heeft een rijke geschiedenis vol verhalen. Allemaal de moeite waard om te vertellen en te beleven. Denk bijvoorbeeld aan de ijzerkoekenoproer of de bevrijding van Coevorden in 1672. Dit belangrijke verleden staat onder meer centraal in het culturele jaar. Het e-depot zorgt er voor dat deze geschiedenis tijdens maar ook ná het culturele jaar, makkelijk online te vinden is. 

Bewoners en geïnteresseerden vroegen al langer om een Coevordens archief op internet. Met het e-depot kunnen zij binnenkort digitaal, snel en redelijk simpel informatie zoeken en  vinden. Gewoon thuis op de PC kunnen ze dan door allerlei informatie struinen. Denk bijvoorbeeld aan plattegronden of foto’s van gebouwen en dorpen, vergunningen of informatie over geboorte, trouwen en overlijden.

Wet- en regelgeving

Het e-depot is natuurlijk niet enkel en alleen voor het culturele jaar ingericht. Als overheid moet Coevorden de digitale informatiehuishouding op orde hebben. In het e-depot komt  ook de informatie die voor altijd bewaard moet worden. In het e-depot kunnen bestanden zo opgeslagen worden dat ze houdbaar blijven.

Want niet alleen papier vergaat op een gegeven moment. Bijvoorbeeld ook de kwaliteit van floppy’s, cassettebandjes en videobanden verslechtert. Of de opgeslagen informatie is niet meer te lezen omdat de bijpassende afspeelapparatuur er niet meer is. Verouderde software speelt ook een rol. Wie kan bijvoorbeeld nog een Word Perfect document openen?

Groeiproces

Een digitaal archief is niet in een paar maanden gevuld. Duizenden documenten moeten hiervoor met de hand worden beoordeeld en overgezet. Het duurt dan ook een aantal jaar voordat het e-depot helemaal op orde is.

Uiteindelijk wil Coevorden het e-depot breed inzetten. Denk daarbij aan koppelingen met andere e-depots, beeldbanken of andere informatiebronnen.