Inkoop en aanbesteden

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid laat zien hoe de gemeente op een doelmatige en rechtmatige manier inkoopopdrachten verstrekt. Dat betekent dat we onze inkopen zo goed mogelijk organiseren en ons aan de wet houden.

We houden daarbij rekening met onze taak om zoveel mogelijk maatschappelijke meerwaarde te creëren. Dit betekent dat we kijken naar wat onze inwoners, ondernemers en de samenleving als geheel eraan hebben.

De ambities uit de gewijzigde Aanbestedingswet van 2016 zijn meegenomen in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020. Deze ambities richten zich onder andere op:

• het verminderen van de administratieve lasten voor bedrijven die inschrijven
• het verder professionaliseren van het aanbesteden
• duurzaamheid
• sociale insluiting: zorgen dat iedereen kan meedoen in de samenleving

Ons volledige inkoopbeleid kunt u lezen op de website: Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023(externe link) (Lokale wet- en regelgeving op overheid.nl)

Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten

De gemeente Coevorden maakt gebruik van het VNG‑model. Dit is een standaardset inkoopvoorwaarden van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. In deze voorwaarden wordt rekening gehouden met de belangen van zowel gemeenten als bedrijven die voor een opdracht inschrijven.

Doordat deze voorwaarden voor alle gemeenten hetzelfde zijn, hoeven bedrijven niet bij elke nieuwe aanbesteding of offerte opnieuw een volledig pakket met voorwaarden door te nemen. Dat zorgt voor meer herkenning en maakt het makkelijker om een inschrijving of offerte te doen. Minder vragen en minder onderhandelingen zorgen voor minder werk voor beide partijen.

• Algemene inkoopvoorwaarden VNG voor leveringen en diensten(externe link)

GIBIT (IT-inkoopvoorwaarden)

De GIBIT zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden voor IT. Hierin staan standaardafspraken voor het inkopen van IT‑producten en IT‑diensten. Ze geven duidelijkheid over bijvoorbeeld verantwoordelijkheden, betaling en kwaliteit.

De GIBIT helpt gemeenten om IT goed en zorgvuldig in te kopen.

Bekijk de GIBIT op de website van de VNG(externe link).

Voorwaarden bij uitvoering van werken en technische installatiewerken

Voor bouwprojecten en technische installaties gebruikt de gemeente de Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV). Dit zijn landelijke regels die vastleggen hoe de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verloopt.

De UAV geeft duidelijkheid over:

• rechten en plichten
• betalingen
• aansprakelijkheid
• oplevering
• andere belangrijke onderdelen van een bouwcontract

Door deze uniforme regels is er minder kans op misverstanden en conflicten.

De volledige versie van de UAV kunt u bekijken op www.wetten.nl(externe link).

Social Return On Investment (SROI) betekent dat bedrijven die een opdracht van de gemeente uitvoeren, ook iets terugdoen voor de maatschappij. Meestal gaat het om het bieden van werk of ervaring aan mensen die moeilijker aan een baan komen.

De gemeente Coevorden werkt hierbij samen met de gemeenten Emmen en Borger‑Odoorn binnen de Arbeidsmarktregio Drenthe. Samen gebruiken zij hetzelfde SROI‑beleid. Dit beleid werkt volgens het bouwblokkenmodel.

In het bouwblokkenmodel krijgt elke mogelijke SROI‑activiteit een vaste waarde. Denk bijvoorbeeld aan het in dienst nemen van iemand, het aanbieden van een leerplek of het inzetten van begeleiding. De opdrachtnemer (het bedrijf dat de opdracht uitvoert) kan zelf kiezen welke activiteiten hij inzet. De activiteiten vormen als het ware bouwblokken die hij kan combineren om aan de SROI‑verplichting te voldoen.

Het uitgangspunt van SROI is dat werkzoekenden of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans krijgen. Als dit niet mogelijk is binnen een opdracht, biedt het bouwblokkenmodel genoeg ruimte om een passende oplossing te vinden.

Meer informatie over SROI vindt u op de website van Werkgeversservicepunt Drenthe(externe link).

Als u een klacht heeft over de aanbestedingsprocedure of over de manier waarop de gemeente Coevorden heeft gehandeld, dan vragen wij u om duidelijk en goed onderbouwd uit te leggen waar u het niet mee eens bent. Geef aan om welke punten of onderdelen van de aanbesteding het gaat en waarom.

De klachtenregeling voor aanbesteden is openbaar en te vinden via: Klachten over de aanbestedingsprocedure (overheid.nl)(externe link).

Wilt u als ondernemer in aanmerking komen voor toekomstige opdrachten van de gemeente Coevorden? Dan kunt u uw gegevens invullen en versturen via het digitale interesseformulier(externe link).
Bij een inkooptraject dat past bij uw bedrijfsactiviteiten kan de gemeente uw bedrijf vervolgens meenemen in de selectie.

Wat doen wij met uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen en doorgestuurd naar de juiste afdeling.
Bij onderhandse aanbestedingen kiest de gemeente zelf welke bedrijven zij uitnodigt om een offerte uit te brengen.

We bewaren uw gegevens maximaal vijf jaar. Daarna verwijderen we ze, tenzij u aangeeft dat we dit niet moeten doen. Dat kan via inkoop@coevorden.nl. U kunt natuurlijk ook eerder laten weten dat u van de lijst gehaald wilt worden.

Let op bij nationale en Europese aanbestedingen

Nationale en Europese aanbestedingen worden gepubliceerd op TenderNed(externe link).
Bij deze procedures moet de ondernemer zelf bekijken welke aanbestedingen er online staan en of deelname interessant is.

U bent als ondernemer zelf verantwoordelijk om TenderNed in de gaten te houden.

Tip:
Maak een account aan op TenderNed en stel meldingen (pushberichten) in. U krijgt dan een bericht zodra er een opdracht wordt geplaatst die voor u relevant kan zijn.

1. Begin op tijd met uw offerte.
   Zo voorkomt u dat u onder tijdsdruk fouten maakt of onderdelen vergeet.
2. Controleer de tekenbevoegdheid.
   Degene die de inschrijving ondertekent moet volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel bevoegd zijn om namens het bedrijf te tekenen.
3. Zorg dat uw inschrijving compleet is.
   Controleer of u alle gevraagde documenten en gegevens heeft toegevoegd.
4. Vraag bewijsmiddelen op tijd aan.
   Sommige documenten duren lang om te krijgen. Een Gedragsverklaring Aanbesteden kan bijvoorbeeld wel 8 weken duren.
5. Let bij het plan van aanpak op de vragen.
   Beantwoord precies de vragen die gesteld worden. Schrijf niet meer en niet minder, en houd u aan het maximale aantal A4’s dat is toegestaan.
6. Stel vragen als iets onduidelijk is.
   Gebruik de vragenronde om uitleg te krijgen over onderdelen van de offerteaanvraag.
7. Heeft u opmerkingen of suggesties?
   Dien deze ook in via de vragenronde, bijvoorbeeld als u vindt dat bepaalde eisen verduidelijking nodig hebben.
8. Dien uw inschrijving op tijd in via TenderNed.
   Begin ruim op tijd met het uploaden van uw documenten in de digitale kluis, zodat u geen risico loopt op technische problemen.