Inkoop en aanbesteden

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft aan hoe de gemeente omgaat met het verstrekken van inkoopopdrachten op een doelmatige en rechtmatige manier. 

We houden rekening met de taak van de gemeente om zoveel mogelijk maatschappelijke meerwaarde te creëren. De ambities van de gewijzigde Aanbestedingswet uit 2016 zijn meegenomen in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020. Deze ambities richten zich onder andere op:

• het verlagen van de administratieve lasten van de inschrijver;
• professionalisering van de aanbestedingspraktijk;
• duurzaamheid;
• sociale insluiting in de samenleving.

Ons volledige inkoopbeleid kunt u lezen op de website:

• Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 (Lokale wet- en regelgeving op overheid.nl)

Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten

De gemeente Coevorden maakt gebruik van het VNG Model. Met dit model wordt een gestandaardiseerde set inkoopvoorwaarden geboden waarbij rekening gehouden wordt met zowel de belangen van gemeenten als van opdrachtnemers. Partijen die offertes uitbrengen aan gemeenten of inschrijven op aanbestedingen van gemeenten hoeven hierdoor niet bij elk nieuw traject een volledig nieuwe set voorwaarden te analyseren. Hierdoor is er meer herkenning en wordt het gemakkelijker om een inschrijving of offerte uit te brengen. Minder vragen en onderhandelingen leiden voor beide partijen tot lastenverlichting.

• Algemene inkoopvoorwaarden VNG voor leveringen en diensten

GIBIT (IT inkoopvoorwaarden)

De GIBIT, oftewel de 'Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT', zijn standaardregels voor het kopen van IT-producten en -diensten door gemeenten in Nederland. Ze zorgen voor duidelijke afspraken en zekerheid bij de aankoop van IT, bijvoorbeeld over wie er verantwoordelijk is en hoe de betaling gaat. Het helpt gemeenten om op een goede en juiste manier IT-producten en -diensten te kopen.

• GIBIT 2023 artikelen (PDF) 
• GIBT 2023 toelichting per artikel (PDF)
• Gemeentelijke ICT kwaliteitsnormen 2023 (PDF)

Voorwaarden bij uitvoering van werken en technische installatiewerken

De Uniforme administratieve voorwaarden (UAV) bevat bepalingen en richtlijnen die de contractuele verhoudingen regelen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers bij de uitvoering van bouwprojecten en technische installatiewerkzaamheden. Het biedt duidelijkheid over rechten en plichten, betalingen, aansprakelijkheden, opleveringen, en andere belangrijke aspecten van een bouwcontract. Het helpt conflicten te voorkomen door een uniform kader te bieden voor bouwprojecten.

Op www.wetten.nl kunt u volledige versie van de UAV bekijken.

De gemeente Coevorden werkt in de Arbeidsmarktregio Drenthe samen met de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn. Deze gemeenten hebben een gezamenlijk SROI beleid, volgens het bouwblokkenmodel. In het bouwblokkenmodel wordt aan elke SROI-activiteit een bepaalde waarde toegekend. Met deze methode heeft de opdrachtnemer meer vrijheid en mogelijkheden. Hij kan de activiteiten zelf als bouwblokken samenstellen om zo aan zijn SROI-verplichting te voldoen. 

Het uitgangspunt is het inzetten van werkzoekenden of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Als dit niet mogelijk is dan bieden de bouwblokken de flexibiliteit voor maatwerk.

Kijk voor meer informatie over SROI op de website van Werkgeversservicepunt Drenthe.

Als u een klacht heeft tegen de aanbestedingsprocedure en/of tegen de handelswijze van de Gemeente Coevorden, dan dient u gemotiveerd en onderbouwd aan te geven met welke punten/onderdelen van de aanbesteding u het niet eens bent. De klachtenregeling aanbesteden is gepubliceerd en te raadplegen op Klachten over de aanbestedingsprocedure (overheid.nl).

Wilt u als ondernemer in aanmerking komen voor toekomstige opdrachten van de gemeente Coevorden? Dan kunt u in het digitale interesseformulier uw gegevens invullen en versturen. ​​​​Bij een inkooptraject dat past binnen uw bedrijfsactiviteiten kunnen wij dan de deelname van uw bedrijf in overweging nemen.

Wat doen wij met uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen en verstuurd naar de desbetreffende afdeling. Bij onderhandse aanbestedingen selecteert de gemeente zelf de partijen die zij wil uitnodigen voor het uitbrengen van een offerte.

Na een periode van vijf jaar verwijderen wij uw gegevens, tenzij u via inkoop@coevorden.nl  anders aangeeft. Daarnaast kunt u in de tussentijd natuurlijk ook aangeven dat u van de lijst afgehaald wilt worden.

Let op: bij Nationaal en Europese aanbestedingsprocedures, die worden gepubliceerd via Tenderned, dient de ondernemer zelf op basis van digitaal beschikbare aanbestedingsdocumenten een afweging te maken om in te schrijven.

U bent als ondernemer zelf verantwoordelijk om te bekijken wat gepubliceerd wordt. Tip: inschrijven bij TenderNed en instellen dat er een push melding komt als een voor u interessante opdracht gepubliceerd wordt.

1. Begin op tijd met het maken van uw offerte.
2. Controleer of de tekenbevoegdheid van degene die de inschrijving ondertekent ook aansluit bij de gegevens uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel;
3. Zorg dat uw inschrijving compleet is en dat alle gevraagde gegevens aanwezig zijn. 
4. Vraag eventueel gevraagde bewijsmiddelen tijdig aan. Het aanvragen van een Gedragsverklaring Aanbesteden kan al snel 8 weken duren.
5. Kijk bij het schrijven van een plan van aanpak naar de vragen die hierin beantwoord moeten worden en welke elementen terug moeten komen in de beantwoording. Schrijf niet meer en niet minder op. Houdt daarnaast het maximale aantal A4 aan dat is voorgeschreven.
6. Zijn er onduidelijkheden in de offerteaanvraag? Maak gebruik van de vragenronde om duidelijkheid te krijgen.
7. Heeft u opmerkingen of suggesties over bijvoorbeeld eisen in de offerteaanvraag? Dien uw voorstel in via de vragenronde.
8. Start op tijd met het indienen van uw inschrijving in de digitale kluis in TenderNed.

Kijk op de pagina van de aanbestedingskalender voor informatie over aankomende inkooptrajecten van de gemeente Coevorden.